Những lưu ý khi doanh nghiệp chuyển đổi hóa đơn điện tử
Chuyển đổi hóa đơn điện tử nhằm đáp ứng nhu cầu kinh doanh của nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên việc chuyển đổi hóa đơn cụ thể như thế nào? Hãy theo dõi những lưu ý khi doanh nghiệp chuyển đổi hóa đơn điện tử trong bài viết dưới đây.
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Theo Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14 tháng 3 năm 2011.
Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hóa đơn điện tử bao gồm các loại:
1. Hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…;
2. Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…
Hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
2. Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử
Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là HĐĐT. HĐĐT có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong HĐĐT từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là HĐĐT.
Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị HĐĐT.
Thông tin chứa trong HĐĐT có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
3. Những lưu ý về chuyển đổi hóa đơn điện tử
a. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Điều 15 - Đăng ký, thay đổi nội dung sử dụng hóa đơn điện tử:
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ thì có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế ủy thác cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ.
Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA – NĐ123/2020).
Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đối với trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT (Phụ lục IB – NĐ123/2020) qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc gửi thông báo điện tử trực tiếp đến doanh nghiệp, tổ chức kinh tế về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
b. Tiêu hủy hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử chưa sử dụng
Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận cho đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử, đơn vị phải ngừng sử dụng và tiêu hủy hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử chưa sử dụng (nếu có) đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây.
Trình tự, thủ tục tiêu hủy được thực hiện như sau:
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy.
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức. Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi tiêu hủy hóa đơn.
Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn gồm:
Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh.
Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục).
Biên bản tiêu hủy hóa đơn.
Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA – NĐ 123/2020.
Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn được lưu tại đơn vị sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.
c. Sử dụng hóa đơn điện tử
Theo quy định mới tại NĐ123/2020 thì đơn vị được phép sử dụng hóa đơn điện tử ngay sau khi được cơ quan thuế chấp thuận, đơn vị không phải gửi hóa đơn mẫu và thông báo phát hành hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế như quy định trước đây.
4. Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót
(a) Đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử chưa gửi cho người mua
Người bán gửi thông báo cho cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS- HĐĐT về việc huỷ hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.
Người bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để được cấp mã mới và gửi lại cho người mua.
Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử có sai sót đã lưu trên hệ thống.
Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua
Trường hợp sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế:
Người bán thông báo cho người mua về sai sót và không phải lập lại hóa đơn mới.
Người bán gửi thông báo cho cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS- HĐĐT về việc hóa đơn điện tử có sai sót.
Trường hợp sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn sau:
Người bán lập hóa đơn điều chỉnh:
Nếu người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh thì hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.
Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn mẫu số … ký hiệu … số hóa đơn … ngày hóa đơn”.
Người bán lập hóa đơn điện tử mới điều chỉnh cho hóa đơn bị sai sót, ký số gửi cơ quan thuế để được cấp mã mới và gửi lại cho người mua.
Lưu ý: Điều chỉnh tăng thì ghi dấu dương, điều chỉnh giảm thì ghi dấu âm theo đúng thực tế điều chỉnh.
Người bán lập hóa đơn thay thế:
Nếu người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế thì hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.
Hóa đơn thay thế phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn mẫu số … ký hiệu … số hóa đơn … ngày hóa đơn”.
Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn bị sai sót, ký số gửi cơ quan thuế để được cấp mã mới và gửi lại cho người mua.
Lưu ý:
Người bán phải gửi thông báo cho cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS- HĐĐT về việc hóa đơn điện tử có sai sót trong cả 2 cách sử dụng hóa đơn trên.
Thông báo có thể gửi cho một hoặc nhiều hóa đơn, tại bất cứ thời điểm nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT.
(b) Đối với hóa đơn không có mã của cơ quan thuế:
Người bán xử lý tương tự như Trường hợp 2 phần trên nhưng không có bước gửi cơ quan thuế cấp mã.
