Lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử theo TT78
Nhằm đẩy mạnh lộ trình triển khai hóa đơn điện tử trên phạm vi toàn quốc, ngày 17/9/2021, Bộ Tài chính ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế số 38/2019 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ. Những lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử theo TT78 được quy định cụ thể như sau.
1. Thời điểm bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử
Tại Khoản 1, Điều 11 về hiệu lực thi hành của Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định:
“Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này và của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.”
Mặc dù thời hạn bắt buộc 100% các tổ chức, cá nhân kinh doanh áp dụng hóa đơn điện tử là 1/7/2022, tuy nhiên để đẩy mạnh tiến trình “phủ sóng” hóa đơn điện tử, mới đây, Tổng cục Thuế đưa ra chủ trương triển khai hóa đơn điện tử theo 2 giai đoạn:
Giai đoạn 1 (11/2021 - 3/2022): Triển khai hóa đơn điện tử tại 6 tỉnh, thành phố gồm Hà Nội, TP. HCM, Hải Phòng, Phú Thọ, Quảng Ninh, Bình Định.
Giai đoạn 2 (4/2022 - 7/2022): Triển khai hóa đơn điện tử tại 57 tỉnh, thành phố còn lại.
Như vậy, tại một số tỉnh thành đã bắt đầu áp dụng hóa đơn điện tử, triển khai kế hoạch áp dụng hóa đơn điện tử ngay từ tháng 11/2021.
2. Quy định về ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử
Tại Điều 3 Thông tư số 78/2021/TT-BTC hướng dẫn như sau:
- Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được quyền ủy nhiệm cho bên thứ ba (là bên có quan hệ liên kết với người bán, là đối tượng đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử và không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử) lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hoá, dịch vụ.
- Hóa đơn điện tử ủy nhiệm phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của bên ủy nhiệm và tên, địa chỉ, mã số thuế của bên nhận ủy nhiệm và phải đúng thực tế phát sinh.
- Việc ủy nhiệm phải được lập bằng văn bản (hợp đồng hoặc thỏa thuận) giữa hai bên và phải thể hiện đầy đủ các thông tin sau:
+ Thông tin về bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm (tên, địa chỉ, mã số thuế, chứng thư số);
+ Thông tin về hóa đơn điện tử ủy nhiệm (loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn);
+ Mục đích ủy nhiệm;
+ Thời hạn ủy nhiệm;
+ Phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm (ghi rõ trách nhiệm thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn ủy nhiệm);
- Việc ủy nhiệm được xác định là thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử do đó bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm phải thông báo cho cơ quan thuế theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
- Trách nhiệm của bên ủy nhiệm và bên lập ủy nhiệm:
+ Khi thực hiện ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử: các bên phải niêm yết trên website của đơn vị mình hoặc thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng để người mua được biết;
+ Khi hết thời hạn ủy nhiệm hoặc chấm dứt trước thời hạn ủy nhiệm lập hoá đơn điện tử theo thỏa thuận giữa các bên thì hai bên hủy các niêm yết, thông báo trên website của đơn vị mình hoặc thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng về việc ủy nhiệm lập hóa đơn;
+ Trường hợp hóa đơn ủy nhiệm là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì bên ủy nhiệm phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ để chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Trước đây: Tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và Thông tư số 68/2019/TT-BTC không có quy định về ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử.
3. Quy định về Ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn điện tử
Tại Điều 4 Thông tư số 78/2021/TT-BTC hướng dẫn như sau:
Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử
Là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 để phản ánh loại hóa đơn điện tử như sau:
- Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng;
- Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng;
- Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công;
- Số 4: Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia;
- Số 5: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử;
- Số 6: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
Ký hiệu hóa đơn điện tử
Là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Sáu (06) ký tự này được quy định như sau:
- Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K như sau: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã;
- Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch.
- Một ký tự tiếp theo là 01 chữ cái: T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng,
- Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY;
Trước đây: Thông tư 68/2019/TT-BTC không có quy định về hóa đơn điện tử bán tài sản công; hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia. Thông tư 78/2021/TT-BTC đã bổ sung hướng dẫn về 02 loại hóa đơn này.
4. Quy định riêng đối với thời điểm lập hóa đơn dịch vụ ngân hàng
Trước đây, các Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC không có quy định riêng về thời điểm hóa đơn đối với dịch vụ ngân hàng. Mới đây, Thông tư 78/2021/TT-BTC đã có hướng dẫn cụ thể về vấn đề này.
Cụ thể, trường hợp cung cấp dịch vụ ngân hàng, ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hoặc chứng từ xác nhận của hai bên nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh dịch vụ ngân hàng.
Hóa đơn điện tử với dịch vụ ngân hàng
Dịch vụ ngân hàng có quy định riêng về thời điểm lập hóa đơn.
Trường hợp đơn vị cung cấp dịch vụ ngân hàng số lượng lớn và thường xuyên, cần có thời gian đối soát dữ liệu thì thời điểm lập hóa đơn được xác định là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa ngân hàng và các bên thứ ba liên quan nhưng chậm nhất không quá 10 ngày của tháng sau tháng phát sinh.
5. Quy định về Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế
- Nguyên tắc:
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo quy định tại Điều 11 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ.
- Đối tượng áp dụng:
Doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ hàng tiêu dùng; ăn uống; nhà hàng; khách sạn; bán lẻ thuốc tân dược; dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác) được lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có mã, hóa đơn điện tử không có mã.
- Nội dung hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế có các nội dung:
+ Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán; Thông tin người mua nếu người mua yêu cầu (mã số định danh cá nhân hoặc mã số thuế);
+ Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán.
+ Trường hợp tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ giá bán chưa thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán có thuế GTGT; Thời điểm lập hóa đơn; Mã của cơ quan thuế.
- Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử khởi tại từ máy tính tiền được cấp tự động, theo dải ký tự cho từng cơ sở kinh doanh khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế và đảm bảo không trùng lắp.
- Tổng cục Thuế xây dựng lộ trình triển khai áp dụng và xây dựng, công bố thành phần dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, phương thức truyền, nhận với cơ quan thuế; Hướng dẫn triển khai việc sử dụng mã của cơ quan thuế cấp đối với những hóa đơn điện tử có mã của của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế để tham gia dự thưởng.
- Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương căn cứ đối tượng thực tế trên địa bàn chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng đề án triển khai kết nối thông tin từ máy tính tiền để quản lý doanh thu bán lẻ của các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh để báo cáo Tổng cục Thuế trình Bộ Tài chính phê duyệt sau khi thống nhất với Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố để triển khai thực hiện.
Trước đây: Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và Thông tư số 68/2019/TT-BTC chưa hướng dẫn cụ thể về nội dung của hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, chưa hướng dẫn việc tham gia dự thưởng.
