Hóa đơn đầu vào từ năm trước chưa kê khai thì xử lý như thế nào?

Hóa đơn đầu vào là loại hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ. Trong trường hợp hóa đơn đầu vào từ năm trước chưa kê khai thì xử lý như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn đọc thêm kiến thức về thời hạn kê khai hóa đơn đầu vào.

1. Hóa đơn đầu vào là gì?

Hóa đơn đầu vào là hóa đơn cho các mục đích mua sắm vật tư và hàng hóa, thanh toán chi phí nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Hiểu đơn giản, hóa đơn đầu vào là hóa đơn mua hàng hóa hoặc dịch vụ của doanh nghiệp. Đây là một trong những loại chứng từ quan trọng với bất cứ tổ chức/đơn vị kinh doanh nào.

Theo quy định, hóa đơn đầu vào của các doanh nghiệp không tồn tại cố định ở một dạng thức nào, mà có thể ở nhiều dạng khác nhau như: hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, tem, thẻ, vé, chứng từ thu phí, phiếu thu tiền…

2. Hóa đơn đầu vào không kê khai có sao không?

Hóa đơn đầu vào không kê khai hoàn toàn không vi phạm pháp luật. Tuy nhiên, làm như vậy, doanh nghiệp sẽ gặp phải nhiều rủi ro không đáng có như sau:

- Nếu cơ quan thuế kiểm tra, thanh tra hóa đơn đầu vào cho các hàng hóa, dịch vụ, doanh nghiệp không thể xuất trình hoặc chứng minh nguồn gốc, xuất xứ thì sẽ bị xử phạt làm mất hóa đơn.

- Doanh nghiệp sẽ bị xử phạt trốn thuế trong hợp bị cơ quan thuế chứng minh đây là hành động trốn doanh thu.

Bên cạnh đó, dù không có quy định bắt buộc trong việc kê khai hóa đơn đầu vào, nhưng nếu không kê khai, doanh nghiệp có thể gặp phải nhiều bất lợi như: Không được khấu trừ thuế GTGT. Do đó, kế toán cần đặc biệt lưu ý.

3. Quy định về thời hạn kê khai hóa đơn đầu vào

Trước đây, theo quy định tại Thông tư số 06/2012/TT-BTC, hóa đơn thuế GTGT đầu vào sẽ có thời hạn kê khai trong vòng 6 tháng. Tuy nhiên, từ ngày 01/01/2014, chính thức áp dụng quy định mới theo Thông tư số 219/2013/TT-BTC của Bộ Tài Chính, thời hạn kê khai hóa đơn đầu vào đã thay đổi.

Theo đó, Khoản 8, Điều 14, Thông tư 219/2013/TT-BTC quy định về thời hạn kê khai hóa đơn đầu vào như sau:

Thuế GTGT đầu vào phát sinh ở kỳ nào thì sẽ được kê khai, khấu trừ khi xác định số thuế phải nộp của kỳ đó, không phân biệt hàng hóa, dịch vụ đã sử dụng rồi hay chưa.

Với các doanh nghiệp khi phát hiện hóa đơn đầu vào khi kê khai, hoặc khấu trừ có sai sót thì được phép kê khai, khấu trừ bổ sung tại kỳ tính thuế. Tuy nhiên, việc kê khai bổ sung phải được hoàn thành trước khi cơ quan thuế có thẩm quyền công bố quyết định thanh kiểm tra thuế tại trụ sở của người nộp thuế.

Tóm lại, theo quy định mới, các hóa đơn đầu vào của doanh nghiệp sẽ không bị giới hạn kê khai trong thời hạn 6 tháng nữa. Thay vào đó, người nộp thuế có thể kê khai bổ sung tại bất cứ thời điểm nào khi phát hiện sai sót, trước khi có quyết định thanh kiểm tra thuế để được hưởng khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Trong trường hợp kê khai bổ sung hóa đơn GTGT đầu vào sau thời điểm cơ quan thuế công bố quyết định thanh kiểm tra thì doanh nghiệp sẽ không được khấu trừ, hoàn thuế.

4. Hóa đơn đầu vào từ năm trước chưa kê khai thì phải xử lý thế nào?

Như đã biết, hóa đơn đầu vào là hóa đơn mua hàng hóa, hoặc các dịch vụ của doanh nghiệp, nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh. Đây là chứng từ quan trọng mà kế toán cần lưu ý. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, kế toán viên có thể bỏ sót hóa đơn đầu vào từ năm trước chưa kê khai thuế. Vậy, số hóa đơn đó phải giải quyết như thế nào?

Hiện nay, theo quy định tại Thông tư số 219/2013/TT-BTC và Công văn số 414/TCT-KK, doanh nghiệp được phép kê khai hóa đơn đầu vào bị bỏ sót vào bất cứ lúc nào kể từ khi phát hiện thiếu, hoặc sai sót, nhưng phải trước khi Cơ quan thuế có quyết định thanh, kiểm tra. Do đó, khi phát hiện có hóa đơn đầu vào từ năm trước chưa kê khai, người nộp thuế hoàn toàn có thể thực hiện kê khai bổ sung trên phần mềm HTKK.

Dưới đây là quy trình để doanh nghiệp thực hiện kê khai bổ sung trên phần mềm:

- Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm HTKK

- Bước 2: Chọn “Thuế Giá trị gia tăng”, sau đó chọn “Tờ khai thuế GTGT khấu trừ (01/GTGT)”

- Bước 3: Chọn kỳ kê khai phù hợp rồi tiến hành kê khai tương tự cách lập tờ khai thuế GTGT thông thường. Sau khi hoàn thành, các hóa đơn đầu vào sẽ được bổ sung theo đúng quy định.

Trong trường hợp hóa đơn đầu vào kê khai sau khi được hoàn thuế GTGT, doanh nghiệp cần xử lý như thế nào?

Lấy ví dụ:

Công ty Cổ phần ABC phát sinh số hóa đơn đầu vào năm 2020 là 300 hóa đơn chưa kê khai. Tuy nhiên, ngày 20/10/2021, Cơ quan thuế có quyết định kiểm tra sau hoàn thuế GTGT tại Công ty ABC để kiểm tra thuế. Ngày quyết định kiểm tra là ngày 15/11/2021 trước thời điểm công ty kê khai khấu trừ 200 hóa đơn bỏ sót năm 2020 thì 300 số hóa đơn này không được khấu trừ thuế GTGT.

Tóm lại, Thuế GTGT đầu vào chưa kê khai từ năm trước hoàn toàn có thể được kê khai khấu trừ bổ sung trước thời điểm Cơ quan thuế quyết định thanh, kiểm tra tại doanh nghiệp.

Trong trường hợp kê khai bổ sung sau thời điểm công bố quyết định thanh tra, kiểm tra thì sẽ không được khấu trừ thuế.