Bảng kê đính kèm hóa đơn có phải đóng dấu treo không?
Bảng kê đính kèm hóa đơn có phải đóng dấu treo không? Đây là câu hỏi được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm. Đặc biệt là với những nghiệp đã quen với việc sử dụng hóa đơn giấy. Vì vậy, bài viết hôm nay, chúng tôi sẽ giải đáp đầy đủ những quy định về bảng kê hóa đơn điện tử.
1. Đóng dấu treo là gì?
Theo Điều 33, Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc đóng dấu treo trên văn bản giấy sẽ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
Trong khi đó, căn cứ theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP, dấu treo được sử dụng trong các văn bản hành chính, văn bản lưu nội bộ, hợp đồng giao kết giữa các bên. Hoặc, trong phụ lục đính kèm của các loại văn bản, hợp đồng này hoặc các loại hóa đơn, giấy tờ, chứng từ kế toán.
Đóng dấu treo trên bảng kê đính kèm hóa đơn
Bảng kê đính kèm hóa đơn có phải đóng dấu treo không là câu hỏi gây bối rối cho kế toán.
Dấu treo sẽ thường được đóng dấu trên trang đầu tiên, đúng theo quy định của pháp luật về đóng dấu.
“Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo”.
Theo khoản d, Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC: Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.
Mặt khác, mục đích của việc đóng dấu treo là để khẳng định văn bản là một bộ phận của văn bản chính, đồng thời xác nhận nội dung để tránh việc giả mạo giấy tờ cũng như thay đổi giấy tờ liên quan.
Như vậy, dấu treo có thể hiểu là loại dấu quan trọng được sử dụng để đóng lên các văn bản khác nhau và thường nằm ở trang đầu tiên của văn bản. Hoặc, có thể đóng dấu ở một phần tên của tổ chức, doanh nghiệp hay phụ lục đi kèm các loại văn bản chính.
2. Trường hợp doanh nghiệp được sử dụng bảng kê kèm hóa đơn điện tử
Trường hợp khu vực Cơ quan Thuế quản lý của doanh nghiệp chấp nhận việc sử dụng bảng kê đính kèm hóa đơn điện tử thì kế toán có thể lập hóa đơn và bảng kê theo những nội dung sau đây:
- Nội dung ghi trên hóa đơn điện tử
- Trên hóa đơn điện tử cần phải thể hiện rõ các nội dung:
- Kèm theo bảng kê số ..., thời gian (ngày/tháng/ năm) cụ thể.
- Mục tên hàng hóa chỉ cần ghi tên gọi.
Các quy định khác tuân theo quy định tại Khoản 2, Điều 16 của Thông tư 39/2014/TT-BTC.
Nội dung thể hiện trên bảng kê
Doanh nghiệp có thể tự tạo mẫu, thiết kế bảng kê phù hợp với các hàng hóa, dịch vụ của mình. Tuy nhiên, bảng kê cần phải đảm bảo các tiêu chí sau:
- Đầy đủ tên người bán, địa chỉ và MST của người bán.
- Đầy đủ tên hàng hóa, số lượng, đơn giá và tiền hàng hóa. Trường hợp người bán nộp Thuế theo hình thức khấu trừ thì cần có mục tiền Thuế GTGT.
- Bảng kê đính kèm theo hóa đơn điện tử cần thể hiện rõ “kèm theo hóa đơn số…,thời gian (Ngày/ tháng/ năm) cụ thể và có đầy đủ chữ ký người bán và người mua”.
Trường hợp bảng kê nhiều trang thì cần đánh số thứ tự trang và đóng dấu giáp lai.
Trang cuối cùng của bảng kê cần có đầy đủ chữ ký của người bán, người mua và đóng dấu như thể hiện trên hóa đơn.
3. Khi nào cần đóng dấu treo?
Dấu treo được sử dụng trong khá nhiều trường hợp. Tuy nhiên, căn cứ theo mục đích cụ thể thì loại dấu này thường được dùng cho các mục đích sau đây:
- Để đánh dấu trên các văn bản nội bộ nhằm thông báo đến những người có liên quan thuộc tổ chức, doanh nghiệp.
- Để đóng lên phía góc trái của liên đỏ nhằm xác định thẩm quyền cũng như các thông tin thể hiện trên đó. Đồng thời, hạn chế tình trạng giả mạo của văn bản và các loại giấy tờ khác.
- Khi không có sự ủy quyền, thể hiện mục đích đóng dấu lên chữ ký đã ký tại văn bản đó.
- Khi ban hành các văn bản hoặc phụ lục theo đúng quy định của Pháp luật.
Có thể thấy, dấu treo được đóng lên văn bản như một tiêu thức của văn bản chính. Do đó, cần phải thực hiện đóng dấu treo khi ban hành văn bản liên quan đến hoạt động trong các doanh nghiệp, tổ chức,….
Về mặt pháp lý, xét theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Điều 18, Nghị định 23/2015/NĐ-CP, dấu treo thực tế chỉ mang tính chất hình thức, nhằm xác minh văn bản được đóng dấu như một bộ phận của văn bản chính chứ không có giá trị pháp lý.
4. Bảng kê đính kèm hóa đơn có phải đóng dấu treo không?
Hóa đơn sử dụng trong các doanh nghiệp, tổ chức thường có bảng kê đính kèm để bổ sung thông tin. Việc đóng dấu treo đối với những hóa đơn như vậy cũng được áp dụng và phải đảm bảo tuân thủ đúng quy định về con dấu.
Theo quy định hiện hành, dấu treo có thể được đóng trên mọi hóa đơn đã bàn giao cho khách hàng. Điều kiện là người bán cần phải có thư ủy quyền từ những người đứng đầu tổ chức, doanh nghiệp. Thêm vào đó, người bán phải trực tiếp ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, địa chỉ đầy đủ trên hóa đơn.
Với hóa đơn bán hàng, việc sử dụng dấu treo không cần phải có sự đồng ý từ phía những người đứng đầu tổ chức, doanh nghiệp. Thực tế, chỉ cần có sự ủy quyền, chữ ký của người chịu trách nhiệm đóng dấu lên văn bản là hóa đơn có thể xuất cho khách hàng.
Tương tự, bảng kê đính kèm hóa đơn cũng không bắt buộc phải đóng dấu treo song đây là việc làm cần thiết để trở thành căn cứ khẳng định bảng kê là một bộ phận của hoa đơn. Thông qua đó, xác nhận thông tin được đưa ra trong bảng kê, tránh việc giả mạo giấy tờ, thay đổi thông tin.
