Tra cứu hóa đơn có mã của cơ quan thuế ở đâu?
Nếu bạn và doanh nghiệp đang thắc mắc hóa đơn có mã của cơ quan thuế là gì, đối tượng sử dụng là ai và cách tra cứu như thế nào thì hãy theo dõi bài viết dưới đây của chúng tôi.
1. Hóa đơn có mã của cơ quan thuế là gì?
Hóa đơn có mã của cơ quan thuế, trước đây được gọi là hóa đơn có mã xác thực, là một loại hóa đơn điện tử được cấp mã thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với CQT.
Theo đúng quy định, bên bán sẽ phải ký điện tử trên các hóa đơn có mã. Đồng thời, các tổ chức, doanh nghiệp sử dụng loại hình hóa đơn này thì sẽ không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn gửi lên cơ quan thuế.
2. Cách đăng ký sử dụng
Nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp thực hiện các bước đăng ký như sau:
Truy cập vào hệ thống lập hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) qua trình duyệt website, sử dụng chứng thư số để đăng ký tham gia hệ thống tại website này. Nội dung thông tin đăng ký doanh nghiệp cần làm theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Cơ quan Thuế sẽ gửi thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trong thời gian 01 ngày kể từ khi nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế của doanh nghiệp.
Trường hợp doanh nghiệp được cơ quan thuế chấp nhận sử dụng hệ thống, doanh nghiệp sẽ nhận được thông tin tài khoản để đăng nhập và sử dụng trên hệ thống lập hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN). Tài khoản này sau đó có thể sử dụng để thực hiện các nghiệp vụ như đăng ký phát hành, lập và gửi hóa đơn đến Tổng cục Thuế để cấp mã xác thực.
Trường hợp doanh nghiệp không được cơ quan thuế chấp nhận sử dụng hệ thống, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo của cơ quan thuế nêu rõ lý do chưa được chấp nhận.
Trong quá trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể liên hệ các đơn vị trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn để biết rõ vướng mắc mà doanh nghiệp thường gặp phải khi đăng ký hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì, cách giải quyết ra sao.
3. Cách tra cứu hóa đơn có mã của cơ quan thuế
Ngày 23/07/2015 người nộp thuế có thể tra cứu và kiểm tra các thông tin của hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế bằng cách truy cập vào địa chỉ http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn và nhập các thông tin về hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế để tra cứu.
Bước 1. Truy cập vào website tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn –> chọn mục “Hóa đơn có mã xác thực” –> chọn “Xác minh hóa đơn”.
Bước 2: Người sử dụng nhập các thông tin cần tra cứu:
+ Số hóa đơn xác thực: yêu cầu nhập đầy đủ 15 ký tự của số hóa đơn xác thực in trên hóa đơn.
+ Mã xác thực: yêu cầu nhập 5 ký tự đầu của thông tin “Mã xác thực” in trên hóa đơn (yêu cầu nhập đúng ký tự viết hoa viết thường)
+ Mã kiểm tra: Nhập mã hiển thị trên màn hình
+ Sau khi nhập các thông tin theo yêu cầu, chọn nút “Tra cứu”. Hệ thống sẽ hiển thị kết quả tra cứu:
+ Nếu hóa đơn đúng do TCT cấp mã xác thực, hệ thống hiển thị thông tin liên quan tới hóa đơn bao gồm:
– Trạng thái MST người bán
Trường hợp hóa đơn thay thế: Hệ thống hiển thị thông tin chi tiết hóa đơn thay thế đồng thời hiển thị trạng thái MST người bán, Cơ quan thuế quản lý của doanh nghiệp và trạng thái hóa đơn là “Là hóa đơn thay thế cho hóa đơn xác thực số…”.
– Trường hợp hóa đơn điều chỉnh: Hệ thống hiển thị thông tin chi tiết hóa đơn thay thế đồng thời hiển thị trạng thái MST người bán, Cơ quan thuế quản lý của doanh nghiệp và trạng thái hóa đơn là “ Là hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn xác thực số…”.
– Trường hợp hóa đơn bị điều chỉnh: Hệ thống hiển thị thông tin chi tiết hóa đơn thay thế đồng thời hiển thị trạng thái MST người bán, Cơ quan thuế quản lý của doanh nghiệp và trạng thái hóa đơn là “Hóa đơn đã bị điều chỉnh bởi hóa đơn xác thực số…”.
Trường hợp hóa đơn xóa bỏ: Hệ thống hiển thị thông tin chi tiết hóa đơn thay thế đồng thời hiển thị trạng thái MST người bán, Cơ quan thuế quản lý của doanh nghiệp và trạng thái hóa đơn là “ Là hóa đơn xóa bỏ cho hóa đơn xác thực số…”.
– Nếu các thông tin đưa vào để kiểm tra không khớp với bất kỳ hóa đơn nào do TCT đã cấp mã xác thực, hệ thống hiển thị “Hóa đơn không tồn tại”.
Ngoài ra, đối với doanh nghiệp là đơn vị phát hành hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể truy cập phần mềm lập hoá đơn cho doanh nghiệp (ICA) nếu doanh nghiệp lập hoá đơn trên ICA hoặc truy cập phần mềm xử lí hoá đơn của Tổng cục Thuế (VAN) nếu doanh nghiệp lập hoá đơn trên VAN để tra cứu, tìm kiếm thông tin hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ đã được cấp mã xác thực hoặc tra cứu, kết xuất thông tin chi tiết hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ đã được cấp mã xác thực ra tệp theo định dạng xml và cấu trúc do Tổng cục Thuế quy định.
– Cơ quan thuế quản lý
– Trạng thái hiện tại của hóa đơn (hóa đơn gốc, hóa đơn đã bị xóa bỏ hay đã bị điều chỉnh…)
– Các hóa đơn liên quan tới hóa đơn đang tra cứu (số hóa đơn thay thế cho hóa đơn hiện tại/số hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn hiện tại…)
+ Chi tiết hóa đơn như hình đính kèm
– Trường hợp hóa đơn gốc: Hệ thống hiển thị hóa đơn chi tiết đồng thời hiển thị trạng thái MST, CQT quản lý và trạng thái của hóa đơn là “Hóa đơn gốc có giá trị sử dụng và không bị thay đổi”. Xem hình mình họa bên dưới
